Juliette est assistante administrative chez un afficheur.
Le métier d’un afficheur est de créer et de vendre de l’espace d’affichage, en particulier les fameux 4 par 3, et de gérer le processus d’affichage des campagnes qui lui sont confiées. Le collage de l’affiche est sous-traité à des colleurs.
Chaque semaine, Juliette, imprime des feuilles destinées aux colleurs pour leur indiquer quelles affiches coller sur quels panneaux. Une fois par mois, les colleurs rapportent à Juliette les feuilles complétées indiquant les affichages exécutés et diverses mentions utiles à leur rémunération.
Juliette dépouille ces fiches pour noter dans son logiciel toutes les opérations à payer au colleur. Ensuite, elle archive chaque feuille dans la chemise du client avec le contrat d’affichage. Ainsi, si un problème surgit, on peut facilement retrouver la feuille qui atteste de l’exécution de la prestation.
Il faut noter que les dossiers des clients sont stockés dans de grands classeurs métalliques dont les tiroirs chargés de dossiers finissent par être lourds. Pour chaque feuille, il faut ouvrir le tiroir, sortir la chemise, classer le papier, remettre la chemise, fermer le tiroir. C’est long et fatigant.
Comme tout le monde travaille bien : les erreurs sont très rares. S’il y a une vérification nécessitant de rechercher une feuille, 1 fois tous les deux mois, c’est le bout du monde.
6 vérifications par an pour environ 3000 feuilles archivées, c’est un archivage coûteux pour très peu de vérifications. Que faire ? Cesser d’archiver ? Vous n’y pensez pas ! Il faut pouvoir retrouver la feuille probante en cas de contestation.
Heureusement Juliette connait ERGOLOGIC.
Voyons … au lieu de mettre les feuilles dans le classeur, contentons-nous de les disposer par ordre de retour dans un carton à ramettes de papier … Ainsi, on les conserve, et si on cherche une feuille, il sera facile de la retrouver, car les paquets des colleurs sont classées naturellement par ordre chronologique de retour. Il faudra, certes manipuler un peu plus de papier, c’est à dire prendre 5 minutes là où on en n’aurait mis qu’une, soit 24 mn de temps en plus par an. Mais, en contrepartie, on économise 30 secondes d’archivage multipliées par 3000 soit 25 heures (on néglige le temps de dépôt dans le carton qui est placé sous le bureau).
Il faudrait ajouter à l’économie, le travail que représente, de temps à autre, la purge des dossiers des clients.
Le temps de réfléchir avec Juliette aux possibles inconvénients de la méthode, de se munir d’un carton à ramette et le système est en place …
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On peut tirer des enseignements de cette histoire. Le premier est que l’archivage est un bon point d’entrée dans l’analyse de la gestion du papier. Le second est qu’un bon conseil en système d’information, ça se fait sur le terrain, même s’il faut parfois affronter un peu de poussière … Atchoum !
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