Le regroupement des informations de même nature dans un même tableau est la première règle de gestion des données dans Excel. Oubliez vos répartitions par mois, par type, … Re – grou – pez ! Et, aussitôt, activez le filtre sur vos tableaux.
Le filtre est l’outil de recherche le plus efficace. Sauf à chercher une information dont vous ignorez dans quelle colonne elle se trouve, oubliez la fonction Recherche. Oubliez aussi (évidemment !) le tri puis le parcours à l’œil du tableau.
Voici un petit enchainement technique de filtrage sur une colonne de texte. Il utilise ce que j’appelle le « filtre de filtre » disponible dans Excel depuis la version 2010.
Appliquons-le au tableau ci-contre (Téléchargez le fichier Filtre) Ce tableau contient 4567 factures établies pour 733 clients différents. Nous recherchons celles du client Ronsard. La séquence est la suivante :
- Clic sur le bouton de filtre de la colonne Client
- Clic sur la case Rechercher du filtre
- Saisie du début (ou de toute autre partie) du nom du client R, O, N, S (la casse est indifférente)
Au fil de la saisie, Excel réduit la liste proposée. A la saisie du « S », un seul nom est proposé, Ronsard.
- Appui de la touche Entrée du clavier
Il est en général plus intéressant de continuer la saisie jusqu’à ce que la liste proposée ne contienne plus qu’un nom que d’aller décocher à la souris les noms à écarter. La saisie de l’intégralité du nom est le plus souvent inutile ; le nombre de choix proposé décroît très rapidement : 71 pour « RO », 10 pour « RON » et 1 pour « RONS ». Il n’est pas nécessaire de commencer la saisie par le début du nom ; « ONSA » donne le même résultat.
Ronsard étant un client fidèle, le filtre a sélectionné 28 factures. 28 lignes c’est encore beaucoup pour une identification visuelle immédiate. Si vous avez un autre critère de filtre, par exemple l’année de facturation, appliquez-le.
Outre que l’usage du filtre est le moyen le plus rapide, il est aussi le moins fatigant. La saisie d’une liste de caractères est l’exécution « simple » d’une action définie par le cerveau alors que la recherche visuelle d’une information suppose l’analyse d’un stimulus (la capture visuelle d’une partie de l’écran) puis, au besoin, la capture visuelle d’une nouvelle partie de l’écran, voire le déplacement du focus sur une autre partie de la liste, … Epuisant !
Pour profiter au maximum du potentiel du filtre (mais cela vaut pour toutes les actions que nous sommes amenés à effectuer fréquemment) il faut rechercher la séquence d’actions la plus courte et la plus simple à exécuter. Ainsi, dans notre exemple, l’affichage de la liste se fait par appui de la touche Entrée (bouton OK sélectionné par défaut) plutôt qu’avec un clic sur la souris,
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