Une cure de Jouvence pour vos applications

Vous comptez peut-être parmi ces nombreux professionnels dont l’activité est si spécifique qu’il a bien fallu faire réaliser un outil … spécifique. Ces outils sont en général efficaces mais ils peuvent présenter un certains nombre de carences.

Les carences congénitales

Certaines fonctions, quoi qu’apportant un progrès par rapport à la situation antérieure, peuvent s’avérer insatisfaisantes par la suite. Cela tient à la difficulté dans un processus projet où le temps est compté de saisir l’intégralité des besoins et toutes les subtilités d’un métier. Il est évidemment plus facile de juger de ces problèmes avec le recul.

L’examen de nombreuses applications m’a permis aussi de discerner certains manques récurrents. Par exemple, les écrans de listes sont souvent absents. Ces écrans sont importants car ils offrent une vue globale (portefeuille) des objets. Dotés de fonctions de recherche évoluées, il permettent d’accéder rapidement aux informations de détail et de définir des exports et des publipostages, …

Certaines fonctions ont aussi pu être oubliées. Un manque fréquent : la génération d’écritures comptables.

Les carences évolutives

Ces carences sont liées aux évolutions des métiers ou des produits. Un de mes clients réalisant des travaux sur les moteurs m’expliquait que de plus en plus souvent, il est amené à commercialiser certaines pièces. Le logiciel conçu pour construire des devis doit aujourd’hui évoluer pour intégrer de nouvelles fonctions commerciales.

Autre exemple, le mail a aujourd’hui très largement supplanté le fax. En l’absence d’une intégration de la messagerie à l’application, certains utilisateurs impriment des états puis les scannent pour enfin les envoyer par mail.

Quel impact ?

Bien que ces applications fassent le job, l’ensemble de défauts de constitution et les inadaptations aux nouvelles réalités constituent un potentiel de gain de temps considérable. Voici quelques exemples rencontrés récemment :

• Revue d’une saisie de devis : ajout de listes de choix et fonctions de recherches évoluées (recherche sur une partie du nom), mémorisation de devis types. Gain de temps 70%.
• Ajout de liste avec recherche et accès au détail par raccourci. Gain de temps 50%
• Envoi direct de mails avec rédaction de texte automatique (confirmation de rendez-vous). Gain de temps > 95%

Mis bouts-à-bouts, ces gains sur les seules fonctions d’utilisation quotidienne peuvent générer un gain global de temps de 30 à 50%.

Comment savoir si vous pouvez gagner du temps ?

Discerner les gains de temps qui peuvent être réalisés n’est pas toujours aisé. Il est nécessaire de disposer d’un certain recul et de pouvoir juger de la qualité ergonomique des fonctions. Il y a tout de même certains indices issus de situations d’utilisation qui peuvent vous montrer l’opportunité d’améliorer vos outils. Voici quelques exemples.

1. Êtes-vous fréquemment obligé de fermer un écran et d’en ouvrir un autre ?
2. Y a-t-il beaucoup de saisies récurrentes : codes, formules sur des courriers, etc … ?
3. Envoyez-vous fréquemment des mails dont le contenu reprend des informations contenues dans votre application ?
4. Avez-vous besoin de tenir  des tableaux annexes sur Excel ou un autre tableur, par exemple des synthèses chiffrées ?
5. Faites-vous fréquemment des consultations de classeurs d’archivage (papier) ?
6. Connaissez-vous des situations d’urgence, par exemple utilisation en situation d’attente d’un client ?

Plus le nombre de constations augmente, plus le bénéfice à faire évoluer l’application est clair.

Pour évaluer le gain possible, il est nécessaire d’évaluer le temps d’utilisation global de l’application. Essayez d’en avoir une idée poste par poste et cumulez. Ne vous souciez pas d’exactitude, il s’agit d’avoir une enveloppe globale approximative. Appliquez à ce chiffre les pourcentages signalés et vous aurez une bonne idée des gains réalisables.

Combien ça coûte ?

Les projets de reprise d’applications représentent en général entre 15% et 25% du temps initial de développement de l’application. Sur de petites applications mono ou multipostes des projets de 3 à 10 jours (coût 1500 € à 5000 €) permettent de revoir l’ensemble des fonctions stratégiques et d’atteindre les résultats annoncés plus haut.

Il est à noter que ces projets ….

• présentent très peu de risque car ils partent d’un existant maîtrisé et conservé
• maximisent le retour sur investissement puisqu’ils ne concernent que des besoins très bien identifiés
• nécessitent peu d’adaptation de la part des utilisateurs qui conservent leur repère et sont généralement très motivés par les gains de temps et la facilitation du travail

Vous avez des applications vieillissantes, offrez-leur une cure de Jouvence ! Après, plus de temps ou plus d’argent, c’est vous qui voyez …