Ma longue fréquentation de l’utilisateur d’informatique m’a permis d’en mettre en évidence une catégorisation fondée sur la manière dont il envisage l’archivage et le « retrouvage » des informations. Il y a deux types de base : le trieur et le chercheur.
Le trieur, le plus répandu, crée des dossiers, par projet, par problématique, par client, etc. Dès qu’il aborde un nouveau sujet, il créé un dossier. Dans les cas extrêmes, s’équipant d’un nouvel ordinateur, le trieur compulsif peut créer une arborescence à 6-7 niveaux où il reproduit la carte mentale de sa réalité personnelle et professionnelle. Le trieur utilise beaucoup l’explorateur de fichiers pour stocker et ultérieurement retrouver ses fichiers. Il utilise abondamment les dossiers de son gestionnaire de messagerie.
Le principal problème de notre trieur est de se souvenir où il a déposé ses fichiers. En effet, si certains documents appartiennent clairement à un sujet d’autres, se trouvant à la croisée de plusieurs problématiques, peuvent avoir été stockés à plusieurs endroits de l’arborescence.
Intéressons-nous à notre deuxième archétype, le chercheur. Lui, est rétif au classement. Il est l’adepte de la pile, du dossier fourre-tout. Son outil principal est l’outil de recherche.
Le principal danger qui guette le chercheur (il est vrai que le trieur peut être aussi menacé) est d’être conservateur : quand il fait une recherche tellement de fichiers apparaissent que celui qu’il souhaite consulter est perdu dans une masse.
Alors ? Quel est la meilleure stratégie ? Le tri ou la recherche ?
Il me faut donner une préférence à la recherche. En effet, la recherche est un processus automatique que l’ordinateur exécute sans peine, le tri et la consultation des dossiers même parfaitement définis et pertinents demeure manuelle. Ainsi, dans Outlook, je conseille d’utiliser les éléments supprimés comme boîte d’archive où tous les mails intéressants aboutissent. Le jour venu une recherche menée sur le nom de l’émetteur, une bribe de sujet, … vous permettra de retrouver un mail sans effort.
Pour les fichiers que vous nommez, soyez rigoureux dans la dénomination en évitant les abréviations (sauf celles qui sont devenus des noms en elles-mêmes, comme TVA), soyez constant dans l’utilisation des accents, n’hésitez pas à avoir des noms longs et complets.
Pour ma part je réserve le tri à certains dossiers dont le contenu ne saurait comporter d’ambigüité, j’ai un dossier Clients où figurent tous mes clients. Tout projet, fichier concernant un client s’y trouve.
Quelque soit la stratégie choisie, il importe de supprimer impitoyablement tous les fichiers intermédiaires, les documents obsolètes. Cette suppression concerne également la boîte mail. Supprimez également les pdf en doublon du fichier original. Certains fichiers vous sont envoyés par vos correspondants ? A quoi bon en conserver une copie autre que la pièce jointe archivée avec le mail.
En conclusion, je ne peux que vous inciter à faire plus ample connaissance avec les fonctions de recherche. Pour les trieurs impénitents, essayez dans un premier temps de limiter le nombre et l’imbrication des dossiers. Si un dossier ne contient qu’un ou deux fichiers, il est peut-être temps de le supprimer.
Stocker retrouver est un vaste sujet, nous y reviendrons…
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