Le cahier des charges informatique (CdCI) est sans doute un des documents les plus délicats à écrire. C’est en tout cas ce qu’on est tenté de conclure quand on en a lu un certain nombre. L’élaboration d’un CdCI est délicate mais essentielle, d’abord pour le client lui-même qui un moment donné, doit pouvoir définir le périmètre de son projet.
Examinons quelques difficultés posées par l’élaboration du CdCI.
Pourquoi est-ce difficile d’écrire un CdCI ?
Le CdCI étant d’abord la description d’une réalité forcément complexe, donc impossible à embrasser dans sa totalité, le rédacteur doit faire des arbitrages entre l’essentiel et l’accessoire. Deux dangers opposés sont à craindre : document surchargé ou au contraire trop elliptique.
Autre danger, que la réalité décrite corresponde à un certain point de vue, et ignore des aspects du dossier. Ainsi, le point de vue des utilisateurs est toujours sous-représenté !
Si l’écueil précédent relevait de l’ignorance des différents aspects du sujet, la trop grande familiarité que le rédacteur entretient avec ce qu’il décrit peut lui faire oublier de donner certaines informations. L’implicite est un écueil majeur !
Comme il ne s’agit pas de dresser ici un inventaire exhaustif, terminons par ces vers de Boileau « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. » N’est pas Boileau qui veut !
Du vécu d’abord !
Conséquence des différentes difficultés mentionnées plus haut, la plupart des CdC ne donnent qu’un pâle reflet de la réalité qu’ils prétendent décrire. La volonté de dresser une sorte de théorie, un portrait intellectuel, aboutit à la description d’une réalité désincarnée, où la spécificité même du projet n’apparaît plus. C’est dommage et surtout, c’est évitable.
Les CdCIs décrivent le plus souvent un besoin correspondant à la situation actuelle dans laquelle un certain nombre d’outils, de procédures existent déjà même s’ils sont insatisfaisants. Il est important d’insérer dans le CdCI des états (factures, bons de livraisons, registres, …), copies d’écran, … qui reflètent cet existant et donc ses limites. C’est en considérant l’existant que vous imaginez les transformations à accomplir. Pourquoi en irait-il autrement du lecteur ?
En outre, la transmission d’état, de photos, … va familiariser le lecteur avec ce qui constitue vraiment votre originalité : les désignations de vos produits, les codifications que vous utilisez, les habitudes de gestion … il va ainsi pouvoir commencer à utiliser vos propres mots et donc s’approprier votre réalité.
Un processus participatif
Le rôle du CdCI est de dresser un inventaire des problèmes rencontrés et des souhaits, plus que d’élaborer des réponses. Les projets s’appauvrissent considérablement d’un passage trop rapide à la solution.
Avant même que de rédiger, il importe que la matière première du CdCI soit collectée. La production d’un CdCI gagne à être collective, au moins dans sa phase initiale. Un bon remue-méninge va plus surement et plus rapidement mettre au jour les problèmes réels et les attentes. C’est sans compter par ailleurs l’effet positif de l’implication des collaborateurs concernés par le projet, et ce, dès son commencement.
On pourrait craindre qu’une réflexion tout azimut n’aboutisse à une inflation de la demande, et donc à un renchérissement du projet, c’est tout le contraire. Une bonne partie des problèmes rencontrés en matière de gestion d’information sont des problèmes induits (c’est à dire créés par une première insuffisance des outils) ou des problèmes annexes, qui peuvent être résolus indépendamment et parfois sans attendre. En étant le plus complet dans l’inventaire, on va pouvoir isoler ce qui constitue le noyau même du projet en le débarrassant des problèmes induits qui seront mécaniquement résolus.
Une recherche d’efficacité
On conclura en signalant qu’il ne faut pas être trop soucieux de forme et de synthèse. Dites-vous que votre lecteur, prestataire informatique, s’il répond, a déjà une certaine connaissance du sujet. Par exemple, il sait ce qu’est un stock, mais que ce qui lui manque c’est de savoir à quoi ressemble votre stock.
Quelle pourrait être une approche raisonnable de la rédaction du CdCI ?
On pourra, après une description du contexte et des attendus principaux, dresser un inventaire, linéaire, peu structuré mais surtout documenté. Un coup de surligneur ici, une remarque manuscrite sur une photo d’écran sont des moyens rapides et efficaces de passer de l’information. Faites des croquis, scannez-les. Bref, optimisez le passage d’information en utilisant des moyens peu coûteux en temps.
Surtout, dites-vous qu’il restera toujours des points qu’un prestataire consciencieux cherchera à éclaircir. Il vaut mieux lui accorder une heure que de passer une semaine à essayer de compléter un document. En plus, ce premier contact avec le prestataire vous donnera de précieuses informations sur son sens de l’écoute, sur sa capacité à répondre à votre besoin, … Bref, tout bénéf !
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