J’ai eu récemment à organiser la gestion d’une petite association. Au fil de ce travail, des questions se sont posées sur la meilleure façon de procéder. Voici quelques réflexions sur la mise œuvre de cette gestion. Dans un prochain article, nous examinerons les formules, les techniques de contrôle et la réalisation d’une synthèse présentable en assemblée générale.
Ce tableau a été créé dans l’environnement cloud Google Drive. Les outils cloud, indépendants du poste physique, sont extrêmement pratiques dans un cadre associatif où plusieurs personnes possiblement éloignées les unes des autres peuvent avoir à saisir et lire les tableaux.
Présentation du tableau
Cette association tient un relevé de ses recettes et de ses dépenses. Chaque mouvement est classifié. Ce tableau est organisé pour gérer un compte en banque et une caisse. Enfin, un numéro identifie chaque ligne.
Examinons quelques choix réalisés pour la gestion de cette association.
La numérotation des lignes et des documents
Un des principes essentiels de la tenue d’une comptabilité est que tout enregistrement doit être justifié par un document : facture, ticket de caisse, note de frais, etc … Les pièces sont classées afin de permettre de les retrouver rapidement.
Le système le plus simple, choisi ici, est de numéroter chaque ligne d’un simple nombre et d’écrire ce nombre sur chaque document justificatif. Les documents sont archivés dans un classeur par ordre de numéro sans considération de type. On pourrait prévoir plusieurs classeurs pour recueillir des documents de différentes natures mais avant tout, il conviendra de se questionner sur la nécessité ou sur le bénéfice d’une telle séparation.
On aurait pu préfixer les numéros par l’année (exercice) à laquelle la ligne se rapporte, par exemple en créant un numéro de type 16-001 avec une année sur deux chiffres et un numéro sur 3. Ce type de code n’ajoute strictement rien aux fonctions d’identification et de classement que nous offre le numéro simple plus rapide à saisir. Donc, exit le code élaboré !
Remarque : la colonne à cocher située juste à côté du numéro sert à noter que le document justificatif est bien présent dans le classeur.
L’ordre de tri : numéro ou date
On remarque dans ce fichier que chaque ligne comporte un Solde banque progressif. Sauf à utiliser des techniques particulières, ce genre de solde pour être exact, nécessite que le tableau soit maintenu dans l’ordre où il était à la recopie de la formule.
On peut trier un tableau sur n’importe quelle colonne (en dépit du fait que cela ne sert en général pas à grand chose, le filtre étant un outil plus puissant) mais il est essentiel de pouvoir restaurer toujours l’ordre initial. Le numéro de ligne rempli parfaitement cette fonction, chaque numéro de ligne étant unique contrairement à une date qui peut être partagée par plusieurs lignes. Si le fichier est tenu régulièrement et que les événements y sont consignés dans l’ordre où ils adviennent, date et numéro seront raisonnablement en correspondance.
Classification
La classification est un élément essentiel de l’enregistrement. C’est cette classification qui permettra (Automatiquement !) de regrouper les entrées-sorties par type pour donner une vision simple et globale des grands postes de recette et de dépense.
La mise au point d’une classification n’est jamais chose facile. Quelques principes peuvent guider ce travail :
- Classifier sur deux catégories plutôt que sur une seule. Dans le cas illustré, la rubrique désigne une grande famille de dépense ou de recette : Local, Cotisations, Dons, … Les postes sont un niveau de détail : Loyer, électricité, téléphone, etc …
- Créer des intitulés présentant une certaine généralité, ce qui évitera la dispersion des données. Par exemple, si on loue du matériel pour un événement il n’est peut-être pas essentiel de discerner les matériels de son et ceux de lumière.
- Eviter les intitulés circonstanciels, par exemple ceux faisant intervenir un nom de fournisseur qui peut changer à tout moment. La permanence des intitulés permettra de faire de faire des comparaisons d’année en année.
- Créer une table de référence des classifications avec au besoin un commentaire pour expliciter l’exacte signification de chaque catégorie. Cette table permettra de réaliser des contrôles. Nous verrons leur importance dans un prochain article.
Mode de paiement
En général, une association possède un compte en banque et une caisse. La colonne ModePaiement permet de noter comment les sommes ont été dépensées ou perçues. On pourrait détailler d’avantage en notant par exemple, s’il s’agit d’un chèque, d’un virement, etc … mais la vérification de la caisse et la vérification du solde de banque ne demandent pas plus de détail que la distinction Banque/Caisse.
On remarque que la colonne Solde banque ne « bouge » pas sur les opérations impliquant la caisse.
En conclusion
Selon les besoins, d’autres colonnes peuvent être ajoutées. Par exemple, la gestion des cotisations pourra nécessiter la saisie dans une colonne du nom du cotisant. Autre exemple, en supposant qu’une association gère de multiples événements, une colonne contenant un code analytique permettra de regrouper les coûts imputables à chaque événement.
L’ajout d’une colonne doit être pleinement motivé et son contenu doit pouvoir être rigoureusement défini en codification et en signification (à l’exception de l’habituelle colonne de commentaire, bien sûr).
Tous les tableaux de suivi de synthèse seront déduits de ce tableau de saisie qui doit être tenu avec régularité et rigueur. Nous verrons que quelques éléments techniques nous permettront de nous prémunir contre les erreurs les plus fréquentes et nous garantiront l’exactitude des résultats.
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